Politique de confidentialité et d’utilisation des témoins

Dans le cadre de ses activités et des services offerts aux citoyens, la municipalité collecte des renseignements personnels par divers moyens, notamment, de vive voix, par écrit et par l’intermédiaire des divers formulaires accessibles sur son site Internet.

La municipalité s’engage à respecter les dispositions, les valeurs et les principes fondamentaux établis par les législations applicables. Les renseignements personnels que la municipalité recueille sont utilisés pour, notamment, traiter les demandes reçues, exercer ses obligations administratives et légales, identifier une personne, documenter les dossiers, etc.

Elle s’assure de mettre en œuvre ce qui est nécessaire pour garantir la transparence et le respect de la confidentialité des renseignements qui lui sont communiqués pour obtenir les services souhaités.

Les renseignements personnels et confidentiels comprennent toute l’information concernant les individus et permettant de les identifier, à l’exception de ce qui est prévu dans les lois applicables, lesquels sont transmis à la municipalité de façon volontaire par ceux-ci.

En respect des lois applicables, lorsqu’elle recueille des renseignements personnels et confidentiels, la municipalité indique clairement les fins pour lesquelles ils sont recueillis et demande le consentement des utilisateurs pour en faire usage. La municipalité devra obtenir un nouveau consentement pour utiliser à d’autres fins, des renseignements déjà recueillis.

Les renseignements personnels sont stockés uniquement à des fins de référence, de communication et d’identification. À moins qu’une demande formelle ne soit reçue afin que les données soient supprimées, les renseignements personnels sont stockés pour une période indéfinie.

Nous certifions que les renseignements personnels ne seront pas donnés, prêtés, ni vendus à qui que ce soit et qu’aucune sollicitation abusive ne sera envoyée.

Les renseignements personnels communiqués à la municipalité peuvent dans certaines circonstances être stockés hors du pays. Dans ce cas, la municipalité mettra tout en œuvre pour garantir un niveau de protection équivalent à celui offert pour les données stockées sur le territoire canadien et veillera notamment à ce que toutes les exigences légales applicables soient respectées, y compris celles relatives à la protection des données.

La municipalité a mis en place différents moyens pour s’assurer que les renseignements personnels et confidentiels soient protégés contre les risques. Ces moyens comprennent des mesures de sécurité physique, administratives et technologiques qu’elle juge raisonnables compte tenu de la sensibilité des renseignements personnels et confidentiels collectés ainsi que des méthodes de conservation.

Les renseignements personnels ne sont conservés que pour la durée nécessaire aux fins pour lesquels ils ont été collectés, sous réserve du calendrier de conservation de la municipalité adopté en vertu de la Loi sur les archives.

Toute personne est invitée à mettre à jour ses renseignements personnels afin que la municipalité dispose de ces renseignements exacts, complets et à jour au moment de les utiliser.

En utilisant le site Internet de la municipalité, les utilisateurs confirment avoir lu et compris les présentes conditions d’utilisation et, par conséquent, qu’ils acceptent de s’y conformer ainsi qu’à toute modification qui pourrait y être apportée.

Les utilisateurs s’engagent à tenir à jour les renseignements personnels et sont responsables de l’information qu’il achemine ainsi que du maintien de la confidentialité de ses renseignements. Les utilisateurs doivent également s’assurer que le système ou l’équipement avec lequel ils transmettent ou reçoivent l’information de la municipalité est suffisamment sécuritaire et ceux-ci doivent faire preuve de vigilance. La municipalité ne peut être tenue responsable d’un accès non autorisé à des renseignements découlant d’une négligence ou des vulnérabilités présentes sur l’équipement ou le système de l’utilisateur.

La municipalité a recours à des outils d’analyse (tel que Google Analytics) sur son site Internet. Ces outils permettent la collecte, l’analyse, la mesure et la présentation de données sur les visites effectuées, dans le but de comprendre et d’optimiser l’utilisation du site Internet. Les témoins utilisés par la municipalité ne permettent pas de collecter des renseignements personnels au sujet de l’utilisateur. Les utilisateurs peuvent, en tout temps, modifier les paramètres de confidentialité du navigateur afin de bloquer les témoins.

La municipalité utilise ces témoins de connexion afin de comptabiliser, entre autres :

• le nombre de visiteurs;
• les pages les plus consultées;
• les sites référents;
• le pays d’origine des utilisateurs.

Sauf exception, toute personne a le droit d’être informée de l’existence de tout renseignement personnel la concernant et d’en recevoir la communication.

Si un renseignement personnel est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi, toute personne concernée peut exiger qu’il soit rectifié ou supprimé.

L’exercice de ces droits se fait en communiquant avec le responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de la municipalité.

Vous pouvez contribuer à améliorer votre milieu de vie et les services offerts par la Municipalité en participant à des sondages ou à des enquêtes. Dans ce contexte, vous nous transmettez certaines coordonnées, comme votre adresse courriel, ainsi que des renseignements sociodémographiques, tels que votre âge, votre lieu de résidence, votre statut social, votre revenu ou vos opinions. Ces informations servent à produire des statistiques qui aident notamment à bonifier et à adapter les services municipaux aux besoins de la population.

Vous pouvez vous inscrire en ligne auprès de la Municipalité, par exemple pour participer à une activité ou pour réserver un local. Lors de cette inscription, vous devez fournir certains renseignements d’identification, comme votre nom et votre prénom, ainsi que vos coordonnées — adresse, numéro de téléphone et adresse courriel. Ces informations sont requises pour confirmer votre identité, communiquer avec vous au besoin et s’assurer que votre inscription soit effectuée correctement.

La Municipalité met en œuvre des mesures de sécurité visant à garantir que seuls les employés autorisés, dont les fonctions exigent l’accès à vos renseignements, puissent les consulter. Ces accès sont contrôlés et protégés afin d’assurer la confidentialité de vos données.

La Municipalité peut autoriser certains fournisseurs de services à accéder à vos renseignements personnels lorsque cela est nécessaire, par exemple lorsqu’un fournisseur doit vous offrir un service pour le compte de la Municipalité. Dans ce cas, l’accès est limité uniquement aux renseignements essentiels à la prestation du service. Les fournisseurs ne sont pas autorisés à utiliser ces données à d’autres fins ni à les communiquer à quiconque. En outre, ils doivent appliquer des mesures de sécurité et de confidentialité équivalentes à celles mises en place par la Municipalité et sont soumis à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Dans le respect de votre vie privée, la Municipalité limite la collecte de renseignements personnels à ceux qui sont indispensables à l’atteinte de ses objectifs.

La Municipalité s’engage à n’utiliser vos renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été fournis. Si leur utilisation ou leur communication devait être faite à d’autres fins, votre consentement serait demandé, sauf dans les cas autorisés par la Loi.

Seules les personnes autorisées, dont les responsabilités nécessitent la consultation de vos renseignements pour vous fournir un service, ont accès à ces données. Les accès sont protégés par des mécanismes de sécurité appropriés. De plus, les listes d’accès sont régulièrement vérifiées et approuvées par les personnes habilitées.

Tous les renseignements personnels recueillis sont conservés dans un environnement sécurisé. Divers mécanismes de protection sont en place pour prévenir la perte, le vol ainsi que l’accès, l’utilisation ou la divulgation non autorisés de vos données. Ces mesures comprennent :

– Mesures physiques : locaux verrouillés, systèmes d’alarme et restriction d’accès à certaines zones ; 

– Mesures technologiques : pare-feux, contrôle des accès informatiques, chiffrement des données et journalisation des activités ; 

– Mesures organisationnelles : adoption d’une politique de sécurité de l’information, application de directives en matière de protection des renseignements personnels, réalisation d’analyses d’impact sur la vie privée et respect de clauses de confidentialité dans les contrats et codes d’éthique.

Dans certaines circonstances, la Municipalité peut transférer ou conserver vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec. 

Ces renseignements peuvent être hébergés sur des serveurs situés hors de la province, principalement au Canada ou dans certains pays européens soumis au Règlement général sur la protection des données (RGPD), et sont alors assujettis aux lois locales du lieu d’hébergement. 

Avant toute communication ou conservation à l’extérieur du Québec, la Municipalité procède à une analyse d’impact afin de s’assurer que le niveau de protection accordé soit équivalent à celui prévu au Québec. Le cas échéant, une entente spécifique est conclue pour prévoir des mesures de sécurité supplémentaires.

Lorsque la finalité de la collecte de vos renseignements personnels est atteinte, ceux-ci sont supprimés de façon sécuritaire conformément aux délais prévus dans le calendrier de conservation de la Municipalité et en respect des obligations légales applicables. 

Vos données peuvent également être rendues anonymes à des fins statistiques, ce qui signifie qu’elles ne peuvent plus être associées à vous d’aucune manière.

Bien que la Municipalité mette en œuvre des mesures de sécurité rigoureuses, un incident de confidentialité peut survenir. Un tel incident concerne notamment : 

– l’accès non autorisé, au sens de la Loi, à un renseignement personnel ; 

– l’utilisation non autorisée d’un renseignement personnel ; 

– la communication non autorisée d’un renseignement personnel ; 

– la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à sa protection. 

Pour encadrer ces situations, la Municipalité s’est dotée d’une directive précisant la marche à suivre, du signalement d’un incident jusqu’à sa résolution, incluant les avis à transmettre à la Commission d’accès à l’information et aux personnes touchées, le cas échéant. Cette directive prévoit également la mise en place de mesures correctives destinées à prévenir la répétition de tels incidents.

Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation, à la communication ou à la conservation de vos renseignements personnels. Pour ce faire, vous devez adresser votre demande au service de la Municipalité auquel vous aviez transmis vos renseignements ou donné votre consentement.

Vous pouvez également obtenir de l’aide auprès du responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Ses coordonnées sont disponibles dans la section Comment accéder ou rectifier vos renseignements?

La Municipalité vous avisera si le retrait de votre consentement empêche la prestation du service demandé, puisque, dans certains cas, le traitement de vos renseignements est nécessaire à sa réalisation. Par ailleurs, certains renseignements devront être conservés afin de respecter les obligations légales de la Municipalité.

Vous pouvez modifier les paramètres de votre navigateur afin de gérer l’utilisation et l’enregistrement des témoins de navigation. Pour savoir comment procéder, référez-vous à la section d’aide de votre navigateur : Chrome, Firefox, Edge ou Safari. Veuillez noter que la désactivation des témoins peut rendre certaines fonctionnalités du site, comme les formulaires Web ou certains services en ligne, partiellement ou totalement inaccessibles. Pour en savoir davantage, consultez la section Politique d’utilisation des témoins de navigation.

Si vous considérez que la gestion de vos renseignements personnels ne respecte pas la présente politique ou les exigences de la Loi, vous pouvez déposer une plainte auprès du responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. 

Pour connaître la marche à suivre et obtenir ses coordonnées, consultez la page dédiée à la protection des renseignements personnels.